Krótka odpowiedź: kwiaciarnia Bukieteria z Gorzowa przyjmowała zamówienia na Wszystkich Świętych na kartkach z kalką i w zeszycie. Zbudowałem dla niej Zeszyt, czyli CRM w telefonie pracownic: telefon klientki i dzień odbioru, od razu duży numer zamówienia, potem nagranie głosowe albo zdjęcie kartki, z którego AI robi szkic do sprawdzenia. Klientki mogą też zamawiać same przez stronę. Jeśli Twoja firma też prowadzi zamówienia na papierze albo na czacie, mogę zrobić Ci podobny system.
Aktualizacja: 18 października 2026 r. Nagrania i zrzuty pochodzą z wersji na telefon, na danych testowych: fikcyjne pracownice, klientki i numery.
Pełne case study: Zeszyt, CRM dla kwiaciarni Bukieteria, z przykładami, nagraniami i wynikami.
Problem: zamówienia na kartkach i w zeszycie
Przed Wszystkimi Świętymi zamówień jest najwięcej w roku. Kwiaty wybiera się razem z klientką, a kompozycję opisuje się własnymi nazwami florystów: głowa, nogi, deka, plecki, żywe albo sztuczne, kolory, ile róż, ile storczyków. Opis szedł przez kalkę na kartkę, numer zamówienia trafiał do zeszytu i na worek. Druga kwiaciarnia tej samej właścicielki numerowała zamówienia osobno. Nikt nie zapisywał numerów telefonów, więc nie było żadnej bazy klientów.
Wymagania ustaliłem na rozmowie z właścicielką 2 października 2026 r. Obowiązkowe są tylko dwie rzeczy: telefon i dzień odbioru. Pracownice pracują na telefonach, a każda zmiana ma być zapisana: kto, kiedy i co zmienił.
Jak działa Zeszyt
1. Zamówienie w kilka sekund i duży numer
Pracownica wpisuje telefon klientki, wybiera dzień odbioru i punkt. System od razu nadaje numer w formacie „numer/dzień”, np. 7/20, który przepisuje się na worek, tak jak dotąd. Dzięki temu przy ladzie nic się nie zmienia, a kolejka nie czeka.
2. Nagranie głosowe zamiast przepisywania
Kompozycję pracownica opisuje głosem, a na ekranie ma ściągę: ile sztuk, co, żywe czy sztuczne, kolory, kwiaty i ilości, dodatki. Może też zrobić zdjęcie kartki albo dodać plik z dyktafonu.
3. AI robi szkic, człowiek zatwierdza
Nagranie zamienia się na tekst na serwerze, a model AI układa z niego szkic zlecenia ze statusem „do sprawdzenia”. Niepewne miejsca są podświetlone, a sprzeczności, np. inna data w nagraniu, trafiają na listę „do wyjaśnienia”. Pracownica poprawia i klika „Zatwierdź”. AI nigdy nie nadpisuje telefonu, dnia ani punktu wpisanych ręcznie.
4. Klientki zamawiają same
Na stronie sklepu klientka loguje się numerem telefonu i kodem SMS. Zamówienie może napisać, nagrać, sfotografować albo wybrać bukiet z katalogu. W Zeszycie pojawia się jako zamówienie od klientki do potwierdzenia, a po decyzji pracownicy klientka dostaje SMS.
5. Pracownia: zestawienie kwiatów na dzień
Widok dnia pokazuje zamówienia po numerach ze statusami, a zestawienie kwiatów sumuje, ile róż, storczyków czy chryzantem trzeba przygotować, osobno żywe i sztuczne. Zestawienie można wydrukować. Gdy zamówienie jest gotowe, klientka dostaje SMS z numerem i punktem odbioru.
6. Panel właścicielki
Właścicielka ustawia limity zamówień i zamyka dni osobno dla każdego punktu, zarządza zespołem i widzi pełny audyt: kto, kiedy i co zmienił, z wartością przed i po.
Dane klientek zostają w kwiaciarni
- Głos nie wychodzi z serwera. Nagrania zamienia na tekst model Whisper uruchomiony na serwerze sklepu.
- Do AI idzie tylko tekst bez danych. Telefon i nazwisko są zamieniane na znaczniki, zanim tekst trafi do modelu.
- Nagrania nie leżą w nieskończoność. Audio jest usuwane 30 dni po odbiorze zamówienia.
- Logowanie bez haseł. Pracownice i klientki logują się kodem SMS, a właścicielka może zdalnie wylogować zgubiony telefon.
Jak wybrałem model AI
Zamiast zgadywać, przygotowałem zestaw 18 przypadków, w tym 3 z prawdziwych nagrań, i porównałem modele na tym samym zadaniu (12 października 2026 r.):
| Model | Pozycje | Ilości | Ceny | Koszt na zlecenie |
|---|---|---|---|---|
| Claude Haiku 5.5 (wybrany) | 100% | 100% | 18/18 | ok. 0,06 centa |
| Claude Haiku 4.5 | 96% | 96% | 18/18 | ok. 0,3 centa |
| GPT-5.4 mini | 88% | 86% | 17/18 | ok. 0,1 centa |
Wybrany model częściej niż trzeba oznacza miejsca jako niepewne. W kwiaciarni to dobra cecha: lepiej, żeby pracownica sprawdziła jedno żółte pole za dużo, niż żeby klientka dostała nie te kwiaty.
Testy przed każdym wdrożeniem
Zeszyt ma automatyczne testy: 1185 testów serwera, 452 testy aplikacji i 61 testów całych ścieżek na czterech profilach urządzeń, w tym na telefonach z Androidem i iPhonem. Wdrożenie nie przejdzie, jeśli któryś test padnie. Nagrania w tym artykule zrobiłem na tym samym stosie testowym, w zwykłym tempie pracy przy ladzie.
Co mogę zrobić dla Ciebie
Jeśli przyjmujesz zamówienia na kartkach, w zeszycie, przez telefon albo na WhatsAppie, mogę zrobić Ci podobny system dopasowany do tego, jak pracuje Twój zespół. Zaczynam od rozmowy przy ladzie albo przy biurku: jak dziś wygląda zamówienie, kto je przyjmuje i co się gubi. Potem robię wersję na telefon, na której zespół pracuje od pierwszego dnia, i rozwijam ją razem z Wami.
- przyjmowanie zamówień w kilka sekund, z numerem i głosówką albo zdjęciem,
- baza klientów od pierwszego zamówienia,
- zamówienia od klientów przez stronę, z kodem SMS,
- zestawienia na dzień, limity i SMS „gotowe do odbioru”.
Umów krótką rozmowę. O tym, jak podchodzę do CRM w małej firmie, piszę też w artykule CRM z AI dla małej firmy. Stronę tej samej kwiaciarni opisałem w case study strony dla kwiaciarni z Gorzowa.
Najczęstsze pytania
Czy kwiaciarnia potrzebuje CRM?
Potrzebuje, gdy zamówień jest tyle, że kartki i zeszyt przestają wystarczać: na Wszystkich Świętych, Dzień Matki czy walentynki. CRM nie musi być wielkim programem. W Bukieterii to aplikacja w telefonie, w której zamówienie przyjmuje się w kilka sekund, a reszta dzieje się sama.
Jak przyjmuje się zamówienie w Zeszycie?
Pracownica wpisuje telefon klientki i dzień odbioru, a system od razu nadaje duży numer, np. 7/20, który przepisuje się na worek. Potem nagrywa głosem podsumowanie kompozycji albo robi zdjęcie kartki. AI zamienia to na szkic zlecenia, a pracownica sprawdza go i zatwierdza.
Czy AI może pomylić zamówienie?
Dlatego AI nie zatwierdza niczego samo. Robi szkic ze statusem do sprawdzenia, a niepewne miejsca podświetla na żółto. Pola wpisane ręcznie, czyli telefon, dzień i punkt, nigdy nie są nadpisywane przez AI. W testach na 18 przypadkach wybrany model rozpoznał 100% pozycji i ilości.
Co dzieje się z nagraniami głosowymi klientek i pracownic?
Nagranie zamienia się na tekst na serwerze kwiaciarni, więc głos nie trafia do zewnętrznej usługi. Do modelu AI idzie tylko tekst, w którym telefon i nazwisko są zastąpione znacznikami. Nagrania są usuwane 30 dni po odbiorze zamówienia.
Czy klientki mogą zamawiać same?
Tak. Na stronie sklepu klientka loguje się numerem telefonu i kodem SMS, opisuje zamówienie tekstem, nagraniem albo zdjęciem albo wybiera bukiet z katalogu. Zamówienie trafia do Zeszytu, pracownica je potwierdza albo odrzuca, a klientka dostaje SMS.
Ile kosztuje AI przy jednym zamówieniu?
W ewaluacji z 12 października 2026 r. koszt modelu wybranego do Zeszytu wyniósł około 0,06 centa za jedno zlecenie. Przy takich kwotach o wyborze modelu decyduje trafność, a nie cena.