Zeszyt: CRM dla kwiaciarni, który zamienił kartki z kalką na telefon
Zamówienie przyjęte w kilka sekund przy ladzie, opis kompozycji nagrany głosem, a AI robi szkic, który pracownica tylko sprawdza. Klientki zamawiają też same, przez stronę.
Branża: Kwiaciarnia (dwa punkty w Gorzowie Wielkopolskim)
W skrócie
- Tylko 2 pola obowiązkowe przy ladzie: telefon klientki i dzień odbioru
- Od razu duży numer zamówienia, np. 7/20, do przepisania na worek
- Głos zamienia się na tekst na serwerze kwiaciarni, nie w zewnętrznej usłudze
- Ewaluacja na 18 przypadkach: wybrany model rozpoznał 100% pozycji i ilości, ok. 0,06 centa za zamówienie
- 1185 testów serwera, 452 testy aplikacji i 61 testów całych ścieżek na czterech profilach urządzeń
O projekcie
Bukieteria to rodzinna kwiaciarnia z Gorzowa Wielkopolskiego z dwoma punktami. Najwięcej zamówień przychodzi przed Wszystkimi Świętymi: wiązanki, deki, stroiki i wieńce, każde trochę inne, opisywane własnymi nazwami florystów. Zespół pracuje przy ladzie i w pracowni, na telefonach.
Wyzwanie
Zamówienia przyjmowano na kartkach z kalką. Kompozycję opisywało się słowami florystów (głowa, nogi, deka, plecki, żywe albo sztuczne, kolory, ile róż), numer trafiał do zeszytu i na worek, a druga kwiaciarnia numerowała zamówienia osobno. Nikt nie zapisywał telefonów, więc nie było żadnej bazy klientek. Przy kolejce w szczycie sezonu każda minuta przy ladzie i każda zgubiona kartka kosztuje.
Cele
- Przyjąć zamówienie przy ladzie szybciej niż na kartce, bez zmiany nawyków zespołu
- Zamienić opis kompozycji na uporządkowane pozycje bez przepisywania
- Budować bazę klientek od pierwszego dnia
- Pozwolić klientkom zamawiać same przez stronę
- Dać właścicielce limity dni, kontrolę zespołu i pełny audyt zmian
Wyzwania techniczne
Język florystów
Głowa, nogi, deka czy plecki to nazwy, których model AI nie zna z internetu. Szkic opiera się na słowniku kwiaciarni i ścisłym schemacie danych, a pozycje, których AI nie jest pewne, są podświetlone do sprawdzenia.
Szybkość przy ladzie
Pracownica nie może czekać na AI. Zamówienie powstaje od razu z telefonu i dnia odbioru, a nagranie przetwarza się w tle, w kolejce na serwerze. Działa też bez internetu, z kolejką w telefonie.
Dane klientek
Nagrania głosowe zawierają imiona i numery. Głos zostaje na serwerze kwiaciarni, do modelu AI idzie tylko tekst z danymi zamienionymi na znaczniki, a nagrania są usuwane 30 dni po odbiorze.
Rozwiązanie i wdrożenie
Przyjęcie przy ladzie: telefon, dzień i nagranie
Pracownica loguje się kodem z SMS, wpisuje telefon klientki i dzień odbioru, a kompozycję opisuje głosem, ze ściągą na ekranie: ile sztuk, co, żywe czy sztuczne, kolory. Od razu dostaje numer do przepisania na worek.
Pokaz w normalnym tempie przy ladzie. Czerwone kółko pokazuje dotknięcie, dane są testowe.
Duży numer zamówienia
System sam nadaje numer w formacie numer/dzień, osobno dla każdego punktu. Przy ladzie nic się nie zmienia: numer idzie na worek i wuzetkę, tak jak dotąd.
Ekran z dużym numerem zamówienia do przepisania na worek
Szkic od AI do sprawdzenia
Nagranie zamienia się na tekst, a AI układa z niego pozycje zamówienia. Niepewne pola są podświetlone, sprzeczności trafiają na listę do wyjaśnienia, a AI nigdy nie nadpisuje telefonu, dnia ani punktu wpisanych ręcznie. Pracownica poprawia i zatwierdza.
Szkic zamówienia z podświetloną niepewną pozycją i listą do wyjaśnienia
Klientki zamawiają same przez stronę
Na stronie kwiaciarni klientka loguje się numerem telefonu i kodem SMS. Może napisać, nagrać głosówkę, dodać zdjęcie albo wybrać bukiet z katalogu, widzi, co zrozumiało AI, i wysyła. W Zeszycie zamówienie czeka na potwierdzenie, a po decyzji klientka dostaje SMS.
Klientka nagrywa zamówienie i wysyła je, potem pracownica potwierdza je w Zeszycie. Dane testowe.
Zestawienie kwiatów na dzień
Pracownia widzi zamówienia dnia po numerach ze statusami, a zestawienie sumuje róże, storczyki czy chryzantemy, osobno żywe i sztuczne. Gdy zamówienie jest gotowe, klientka dostaje SMS z numerem i punktem odbioru.
Zestawienie kwiatów na dzień, gotowe do wydruku
Panel właścicielki
Limity zamówień i zamykanie dni osobno dla każdego punktu, zarządzanie zespołem i uprawnieniami oraz pełny audyt: kto, kiedy i co zmienił, z wartością przed i po.
Kalendarz dni: limit zamówień i zamknięte dni dla punktu
Rezultaty
Zamówienie przy ladzie w kilka sekund
Telefon, dzień i od razu numer. Opis kompozycji nagrywa się głosem, zamiast pisać go na kartce przez kalkę.
Baza klientek od pierwszego zamówienia
Każde zamówienie ma telefon klientki, więc przy następnym kwiaciarnia widzi jej historię i może wysłać SMS.
Zamówienia przez stronę bez telefonu
Klientka zamawia z domu tekstem, głosem, zdjęciem albo z katalogu, a zespół potwierdza jednym dotknięciem.
Wszystko w jednym miejscu dla dwóch punktów
Osobna numeracja, limity i zestawienia dla każdej kwiaciarni, a właścicielka widzi całość i każdą zmianę.
Wnioski
Najpierw nawyk zespołu, potem technologia
Numer na worek został taki sam jak na kartce. Przy ladzie robi się to samo co wcześniej, tylko w telefonie, więc zmiana dla zespołu jest mała.
AI robi szkic, człowiek decyduje
Model, który częściej zgłasza niepewność, jest lepszy przy zamówieniach. Jedno żółte pole za dużo jest tańsze niż zła wiązanka.
To samo zadziała w innej branży
Piekarnia i cukiernia z zamówieniami na torty, krawiec, serwis rowerów czy pracownia ram: wszędzie tam, gdzie zamówienia przyjmuje się na kartkach, przez telefon albo na WhatsAppie.
Zakres
- Aplikacja na telefon (PWA)
- Przyjmowanie zamówień głosem
- Szkic zamówienia z AI
- Zamówienia klientek przez stronę
- Panel właścicielki
- SMS do klientek
Technologie
- React
- Node.js
- PostgreSQL
- Whisper na własnym serwerze
- Claude Haiku 5.5
- SMSAPI
- Playwright (testy na telefonach)
Najczęstsze pytania
Czy kwiaciarnia potrzebuje CRM?
Potrzebuje, gdy zamówień jest tyle, że kartki i zeszyt przestają wystarczać: na Wszystkich Świętych, Dzień Matki czy walentynki. W Bukieterii to aplikacja w telefonie, w której zamówienie przyjmuje się w kilka sekund.
Jak przyjmuje się zamówienie w Zeszycie?
Pracownica wpisuje telefon klientki i dzień odbioru, a system od razu nadaje numer, np. 7/20. Potem nagrywa głosem opis kompozycji albo robi zdjęcie kartki, a AI zamienia to na szkic do sprawdzenia.
Czy AI może pomylić zamówienie?
AI nie zatwierdza niczego samo. Robi szkic do sprawdzenia, niepewne miejsca podświetla, a telefonu, dnia i punktu wpisanych ręcznie nigdy nie zmienia. Decyzję podejmuje pracownica.
Co dzieje się z nagraniami głosowymi?
Nagranie zamienia się na tekst na serwerze kwiaciarni. Do modelu AI idzie tylko tekst z telefonem i nazwiskiem zamienionymi na znaczniki, a nagrania są usuwane 30 dni po odbiorze.
Czy klientki mogą zamawiać same?
Tak. Logują się numerem telefonu i kodem SMS, opisują zamówienie tekstem, nagraniem albo zdjęciem albo wybierają bukiet z katalogu. Pracownica potwierdza zamówienie, a klientka dostaje SMS.
Czy zrobisz taki system dla mojej firmy?
Tak. Zaczynam od rozmowy przy ladzie albo przy biurku: jak dziś wygląda zamówienie, kto je przyjmuje i co się gubi. Potem robię wersję na telefon, na której zespół pracuje od pierwszego dnia.