Rewizja ksiąg w Rewizorze nexo: porządek przed zamknięciem roku

W skrócie

• › Oryginalna baza nietknięta, cała praca na kopii
• › Każda pozycja z dokumentem, kontem i datą
• › Kopia sprzed poprawek zostaje na wypadek powrotu
• › Decyzję o każdej poprawce podejmuje księgowy

O projekcie

Spółka z o.o. prowadzi księgi w Rewizorze nexo, w zewnętrznym biurze rachunkowym. Przez kilka lat część błędów przechodziła z roku na rok: salda kontrahentów, rozliczenia w euro, rozliczenia ze wspólnikiem.

Wyzwanie

Biuro nie miało czasu przejść tysięcy rozrachunków pozycja po pozycji, a bez tego nie dało się spokojnie zamknąć roku. Każda poprawka w programie księgowym musi też mieć dokument. Korekta, której księgowy nie rozumie, to większy kłopot niż sam błąd.

Cele

• Znaleźć rozbieżności między księgami, bankiem i JPK
• Do każdej dać dowód i najprostszą poprawkę
• Nie dotykać oryginalnej bazy
• Przygotować zamknięcie roku

Wyzwania techniczne

Program, którego nie widać od środka

Rewizor nexo trzyma dane w bazie SQL, a dużej części jego logiki nie da się podejrzeć. Dlatego agenci tylko czytają bazę, a każdą zmianę sprawdzają najpierw na kopii.

Poprawka ma wyglądać jak z programu

Nowy dokument powstaje na wzór takiego, który zrobił sam nexo, a w uwagach ma zapisane, skąd się wziął. Księgowy otwiera go w programie i widzi zwykły dokument.

Rozwiązanie i wdrożenie

Zespół agentów jak zespół w biurze

Jedni agenci zbierają fakty z ksiąg i banku, inni oceniają je pod kątem VAT, CIT i prawa. Niezależny audytor sprawdza fakty sam, zanim zobaczy proponowane rozwiązanie.

Lista w układzie, o który prosiło biuro

Osobno lata ubiegłe, osobno bieżący rok, a przy każdej pozycji kolumna „najprościej”. Zamkniętych lat nie otwieramy, a błąd kontrahenta poprawia kontrahent.

Paczka do sprawdzenia w nexo

Biuro dostaje kopię bazy z poprawkami, listę, co sprawdzić po jej otwarciu, i projekty dokumentów do podpisu, na przykład potwierdzenia sald. Jeśli coś się nie zgadza, wraca do kopii sprzed zmian.

Nowy rok bez ryzyka

Rok obrachunkowy zakłada kreator w programie, a z kopii przechodzi tylko bilans otwarcia. Tam, gdzie nie wiadomo, jak program coś robi, decyduje program.

Rezultaty

Księgowy decyduje, zamiast szukać

Zamiast przeglądać tysiące zapisów, biuro dostaje listę pozycji z dowodem i propozycją.

Baza spójna po poprawkach

Kontrola spójności bazy po zmianach nie wykazała błędów, a porównanie z oryginałem pokazało tylko zamierzone zmiany.

Wiadomo, skąd jest każdy zapis

Dokument dodany przez skrypt ma to w uwagach i prawdziwą datę utworzenia.

Wnioski

Najpierw kopia

W bazie programu księgowego robię tylko to, co da się cofnąć jednym przywróceniem kopii.

Technologie

Najczęstsze pytania

Nie. Pracują na kopii bazy i przygotowują propozycje z dowodami. Każdą zmianę zatwierdza biuro w Rewizorze nexo.

Kopia sprzed poprawek zostaje. Biuro ją przywraca i wraca do punktu wyjścia.

Przywraca kopię jako nową bazę, otwiera okres w nexo i przechodzi listę: dokumenty, zestawienie obrotów i sald, rozrachunki.

Chcesz podobne rozwiązanie u siebie?

Jeśli w Twojej firmie coś zżera godziny co tydzień, pokażę Ci na 30-minutowej rozmowie, czy da się to zautomatyzować i czy się opłaca.